Van VDI naar een moderne werkplek: hoe houd je de hybride werkelijkheid kostenefficiënt?

28 apr 2025

Veel organisaties die werken met VDI-werkplekken staan voor een dilemma: enerzijds lokt de moderne, cloudgebaseerde werkplek met zijn flexibiliteit en schaalbaarheid, anderzijds blijven ze voorlopig nog afhankelijk van hun bestaande VDI-infrastructuur. Vooral in sectoren zoals de zorg, waar legacy-applicaties zoals het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) nog niet volledig cloudcompatibel zijn, is deze hybride werkelijkheid onvermijdelijk. Maar hoe zorg je ervoor dat deze overgangsperiode niet leidt tot een kostenexplosie? In dit artikel verkennen we strategieën om de transitie naar een moderne werkplek kostenefficiënt te houden.

Waarom een overgang naar een moderne werkplek tijd kost

Het migreren van een VDI-omgeving naar een moderne werkplek is geen kwestie van een knop omzetten. De weg naar transformatie is geplaveid met diverse uitdagingen die om een doordachte aanpak vragen.

Denk aan de legacy-applicaties die nog steeds het hart van veel organisaties vormen. Deze bedrijfskritische systemen zijn vaak ontwikkeld in een tijd waarin cloud nog een weersverschijnsel was, niet een IT-concept. Het aanpassen of vervangen van deze applicaties vraagt niet alleen om aanzienlijke investeringen, maar ook om tijd en zorgvuldige planning.

Ook op het gebied van security en compliance zijn er geen shortcuts mogelijk. De nieuwe werkomgeving moet minimaal dezelfde mate van beveiliging bieden als de huidige VDI-oplossing, terwijl ze tegelijkertijd moet voldoen aan steeds strengere regelgeving. Dit betekent een grondige herziening van beveiligingsbeleid, tooling en procedures. Een proces dat niet overnight gerealiseerd kan worden.

Misschien wel de grootste uitdaging ligt bij de menselijke factor. Medewerkers die jarenlang gewend zijn aan bepaalde werkwijzen, moeten plotseling navigeren in een nieuwe digitale omgeving. Weerstand tegen verandering is natuurlijk, en zonder adequate training en begeleiding kan de adoptie van nieuwe tools stagneren, wat het succes van de hele transitie in gevaar brengt.

Tot slot maakt de realiteit van een gefaseerde migratie de overgang complexer. Een big-bang aanpak is zelden haalbaar of verstandig. In de praktijk betekent dit dat VDI en de nieuwe werkplekoplossing gedurende langere tijd naast elkaar moeten bestaan. Een situatie die zonder goede strategie kan leiden tot dubbele kosten en verhoogde complexiteit.

Tips voor een kostenefficiënte roadmap

Een doordachte aanpak helpt om de transitie beheersbaar en betaalbaar te houden. Hier zijn vier strategieën die je kunnen helpen bij deze uitdagende, maar noodzakelijke reis.

1. Kies voor cloudnative waar mogelijk

De cloud is meer dan een trend. Het is een fundamentele verschuiving in hoe we IT benaderen. Moderne applicaties die zijn ontworpen voor de cloud bieden aanzienlijke voordelen die je niet kunt negeren. Door waar mogelijk te kiezen voor SaaS-oplossingen, verminder je stap voor stap de afhankelijkheid van je VDI-infrastructuur. Deze benadering levert directe kostenbesparingen op en verhoogt ook de flexibiliteit en schaalbaarheid van je IT-landschap. Het is als het vervangen van een zwaar, inflexibel harnas door lichte, modulaire bescherming die meebeweegt met je behoeften.

2. Werk met persona's

Je medewerkers zijn geen homogene groep met identieke behoeften. De accountmanager die constant onderweg is, heeft andere tools nodig dan de financieel specialist die met complexe spreadsheets werkt. Door medewerkers te segmenteren in persona's – denk aan kantoormedewerkers, kenniswerkers, mobiele professionals – kun je gerichter investeren in de juiste oplossingen voor verschillende gebruikersgroepen. Sommige gebruikers kunnen wellicht snel over naar een moderne werkplek, terwijl anderen langer afhankelijk blijven van VDI. Deze gerichte aanpak voorkomt dat je te veel investeert in functionaliteit die niet wordt gebruikt, wat leidt tot lagere kosten én meer tevreden medewerkers.

3. Investeer in training en ondersteuning

Technologie is slechts zo effectief als de mensen die ermee werken. Een succesvolle transitie staat of valt met de adoptie door medewerkers. Investeer daarom in gedegen training en ondersteuning, zowel tijdens als na de migratie. Beschouw dit niet als een kostenpost, maar als een investering die zichzelf terugverdient. Goed getrainde medewerkers zijn productiever met de nieuwe tools, en vragen bovendien minder ondersteuning, wat de operationele kosten verlaagt en frustratie voorkomt.

4. Hanteer een gefaseerde migratieaanpak

Rome is niet in één dag gebouwd, en je moderne werkplek ook niet. Begin klein met een pilotgroep, leer van die ervaring en pas je aanpak aan voordat je opschaalt. Deze incrementele benadering beperkt risico's, vergemakkelijkt het beheer van de transitie en maakt het mogelijk om gaandeweg bij te sturen waar nodig. Bovendien voorkomt het een alles-of-niets scenario waarin de gehele organisatie wordt ontwricht door onvoorziene complicaties.

VDI-kosten beperken tijdens de tussenfase

Tijdens de overgangsperiode waarin beide omgevingen naast elkaar bestaan, is het zaak om de kosten van je VDI-infrastructuur onder controle te houden. Dit is geen luxe, maar een noodzaak om ruimte te creëren voor innovatie.

Hier zijn vier effectieve strategieën:

Optimaliseer licentiegebruik door nauwkeurig in kaart te brengen welke medewerkers nog echt afhankelijk zijn van VDI. Schakel anderen over naar moderne alternatieven en evalueer of je huidige licentiemodel nog past bij je behoeften. In sommige gevallen kunnen pay-as-you-go modellen financieel veel gunstiger uitpakken.

Benut de kracht van automatisering om handmatige beheertaken te reduceren. Door gebruik te maken van automatiseringsscripts en managementtools verminder je niet alleen de operationele kosten, maar minimaliseer je ook de kans op menselijke fouten die tot kostbare downtime kunnen leiden.

Implementeer goede monitoring om inzicht te krijgen in het daadwerkelijke gebruik van je VDI-omgeving. Deze data zijn essentieel om ongebruikte capaciteit te identificeren die kan worden afgeschaald of herbestemd, wat resulteert in directe kostenbesparingen.

Verken tot slot de mogelijkheden van Desktop-as-a-Service (DaaS) als flexibele oplossing tijdens de transitie. DaaS biedt de benodigde flexibiliteit zonder langdurige investeringen in hardware, ideaal voor situaties waar je behoefte tijdelijk of fluctuerend is.

Tot slot

De transformatie naar een moderne werkplek is een marathon, geen sprint. Door zorgvuldig te plannen, gefaseerd te migreren en bewust te investeren in adoptie, maak je de hybride werkelijkheid niet alleen werkbaar, maar ook kostenefficiënt. Het uiteindelijke doel blijft een moderne, flexibele en gebruiksvriendelijke werkomgeving die zowel de productiviteit als de tevredenheid van medewerkers verhoogt.

Download onze checklist: Van VDI naar een moderne werkplek — kostenefficiënt migreren