Verbeter de medewerkersbetrokkenheid met een digitale werkplek: 3 stappen naar succes

11 sep 2022

Het behouden en aantrekken van talent is voor veel organisaties al jarenlang een uitdaging. Nu hybride werkvormen steeds meer de norm worden, zullen bedrijven die het belang van de digitale werkplek over het hoofd zien nog meer moeite hebben om hun beste en slimste werknemers te behouden. En dat in een tijd waarin het werven van nieuw talent moeilijker dan ooit is.

De ‘war for talent’ bezorgt besluitvormers al jarenlang slapeloze nachten. Het behouden van waardevol talent staat bij veel organisaties dan ook hoog op de agenda, naast het verbeteren van de productiviteit van de medewerkers. Onder druk van de pandemie is de urgentie van beide onderwerpen alleen maar toegenomen.

Het eind van de betrokken medewerker?

In de kern draait het bij beide kwesties om betrokkenheid. Betrokken werknemers zijn productiever en loyaler. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat organisaties met een hoge medewerkersbetrokkenheid tijdens een pandemie, economische crisis of maatschappelijke onrust veerkrachtiger en beter bestand waren tegen de vele uitdagingen die op hen pad kwamen. Betrokkenheid van medewerkers is dus cruciaal voor organisatiesucces. Toch voelt wereldwijd slechts 20% van de werknemers zich betrokken bij hun werk en dat betekent dat bedrijven steeds minder betrokken arbeidskrachten overhouden die moeite hebben productief te zijn en bovendien ook eerder geneigd zijn te vertrekken. Tijd dus om actie te ondernemen.

Helaas is het verbeteren van de medewerkersbetrokkenheid niet zo eenvoudig. Het vereist een complexe mix van empathisch en visionair management, werk dat ertoe doet én de juiste werkomgeving. Bovendien heeft de pandemie de manier waarop we werken behoorlijk opgeschud. Werkgevers zullen dus op zoek moeten naar een nieuwe balans binnen de wereld van het hybride werken, waarbij de behoeften van de organisatie in evenwicht moeten worden gehouden met de eisen, wensen en verwachtingen van de werknemers.

Een hybride workforce met complexe eisen

Volgens onderzoek van GlobalData wil de meerderheid van de medewerkers meer flexibiliteit in hun toekomstige arbeidsregelingen. De meesten geven de voorkeur aan een hybride model en verwachten flexibiliteit en state-of-the art technologie om hen maximaal te ondersteunen in hun werkzaamheden. Een digitale werkplek, die het hybride werken optimaal faciliteert, blijkt uit dit onderzoek een belangrijke rol te spelen in het enthousiasme en de betrokkenheid van de medewerker.

Gedwongen door de pandemie, hebben veel organisaties overhaast een begin gemaakt met de transitie naar een digitale werkplek. Met het post-coronatijdperk in zicht, is dit het moment om de juiste toekomstbestendige strategie te bepalen en de huidige infrastructuur kritisch onder de loep te nemen.

De transformatie van de werkplek

In de eerste periode van de pandemie schaften veel bedrijven applicaties en diensten aan die medewerkers in staat stelden om buiten de muren van het kantoor samen te werken en te communiceren met hun collega’s, om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen. Bedrijven die er nu van uitgaan dat deze investeringen voldoende zijn om het hybride werken structureel te faciliteren, komen mogelijk van een koude kermis thuis.

De inzet van deze oplossingen had namelijk maar één doel: het bedrijf operationeel houden. Inmiddels is een nieuwe werkplekstrategie nodig, een die beantwoordt aan de behoeften en verwachtingen van de medewerker en die tegelijkertijd de doelstellingen van de organisatie ondersteunt.

Om de ideale digitale werkplek aan te kunnen bieden, zal binnen de meeste organisaties een verschuiving moeten plaatsvinden van een infrastructuur die organisch is gegroeid naar een die specifiek ontworpen is om te voldoen aan de behoeften van de organisatie als geheel. Dit is een complex proces dat veel voeten in de aarde heeft. Vaak zal het nodig zijn om de bestaande infrastructuur te reorganiseren en om ondersteunende processen opnieuw in te richten. Daarnaast is het cruciaal te erkennen dat een dergelijk werkplekproject niet op zichzelf staat; de transformatie van de werkplek is nauw verweven met het bredere digitale transformatieprogramma van de organisatie.

Belangrijke succesfactoren bij het bouwen van een digitale werkplek die de medewerkersbetrokkenheid verhoogt

Hoewel de werkplekstrategie per bedrijf zal verschillen, zijn er in de basis een aantal belangrijke factoren te noemen die bijdragen aan het succes van de digitale werkplek.

1. Bouw de werkplek rondom de medewerker
De medewerker heeft de allerhoogste prioriteit. Het einddoel is dat de werkplek(technologie) de medewerkers ondersteunt om effectiever hun werk te doen. Of het nu gaat om het ontwikkelen van een nieuwe werkplek of het optimaliseren van een bestaande oplossing, elke beslissing dient gebaseerd te zijn op wat het beste aansluit op de individuele wensen van een medewerker. Dat varieert van de devices die ze willen gebruiken tot de locatie waar ze willen werken.
2. Begrijp en begeleid je medewerkers
Gebruikersadoptie speelt ook een cruciale rol. Via workshops, doorlopende coaching en selfservice support kun je er zorg voor dragen dat jouw medewerkers de diverse apps en diensten optimaal kunnen benutten. Het heeft geen zin om te investeren in een volledig nieuwe manier van werken als mensen na korte tijd teruggrijpen op de traditionele aanpak waarbij beschikbare apps en diensten niet optimaal worden ingezet. Adoptie gaat niet alleen over effectiever werken, maar ook om het bevorderen van betrokkenheid; werknemers die vinden dat ze hun werk niet goed kunnen uitvoeren omdat ze daarvoor onvoldoende zijn toegerust, hebben eerder de neiging zich terug te trekken, zijn weinig productief en hebben zo uiteindelijk een negatieve invloed op de bedrijfsprestaties.
3. Werknemerservaring op de eerste plaats
Vanuit IT is het noodzakelijk om te weten wat medewerkers willen, hoe ze werken en welke tools ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zelfs als een bedrijf iedereen weer fulltime op kantoor wil laten werken, moet helder zijn dat verwachtingen zijn veranderd en dat medewerkers hun vertrek overwegen als ze vinden dat de gebruikerservaring niet voldoet aan hun behoeften.

Wees je ervan bewust dat een goed geïmplementeerde digitale werkplek medewerkers in staat stelt efficiënter hun werk te doen en zo bijdraagt aan hun tevredenheid. Organisaties die gedwongen door de pandemie een start hebben gemaakt om hybride werken te faciliteren, kunnen vaak nog een enorme stap maken in de gebruiksvriendelijkheid van de werkplek. De implementatie van een werkplekportaal is dan de ‘next step’.

Transformatiepartner

De implementatie van een toekomstbestendige digitale werkplek die voldoet aan zowel de organisatiedoelstellingen als de behoeften en verwachtingen van de medewerkers is complex. Een transformatie- en managed services partner als Orange Business kan je niet alleen helpen bij het opstellen van de best passende werkplekstrategie, het selecteren van de juiste technologieën en oplossingen, maar je ook van begin tot eind ontzorgen. Van het analyseren van de huidige infrastructuur, het doen van persona-onderzoek tot het ontwerpen, implementeren en beheren van de digitale werkplek.

Meer weten?

Zoek je een partner die een toekomstbestendige digitale werkplek kan implementeren die aansluit bij de behoeften van je medewerkers? Neem contact met ons op en wij helpen je graag.

Neem contact met ons op