Een flexibele, toekomstbestendige digitale werkplek voor gemeenten die zich aanpast aan veranderende behoeften

De reis naar een toekomstbestendige werkplek binnen gemeenten brengt aanzienlijke veranderingen met zich mee. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft Orange Business het 7-stappenmodel ontwikkeld. In eerdere blogs hebben we de eerste zes stappen behandeld. De allerlaatste stap, continue ontwikkeling, vindt plaats nadat de digitale werkplekomgeving volledig is gemoderniseerd. Deze moderne werkplek biedt natuurlijk tal van voordelen zoals verbeterde medewerkersbeleving, betere beheersbaarheid, verhoogde beveiliging en kostenbesparing. Daarnaast maakt het ook allerlei innovaties mogelijk die voorheen nog niet of niet optimaal beschikbaar waren. En daarover gaat deze laatste stap. Want op het moment dat de werkplekomgeving gemoderniseerd is, ben je nog niet klaar. Dan betreed je als gemeente een fase van continue ontwikkeling.

Medewerkersbeleving

Voor de medewerker betekent dit dat je je digitale werkplek nu veel eenvoudiger kunt personaliseren en in kleinere stapjes kunt aanpassen. Dit maakt het ook steeds interessanter om de medewerkersbeleving actief te gaan meten. Door continu feedback van medewerkers te verzamelen, krijg je inzichtelijk hoe zij de digitale werkplek ervaren, tegen welke knelpunten ze aanlopen, en welke kansen ze zien en kun je hierop inspelen. Vroeger was het lastig om met deze informatie iets concreets te doen. Er moest een heel project voor worden opgestart en financiering voor worden geregeld. Maar dankzij de flexibele opzet van de digitale werkomgeving, die in kleine iteraties veranderd kan worden, kun je nu veel directer actie ondernemen en zo de medewerkerservaring continu blijven verbeteren.

Van zoeken naar vinden

Continue adoptie

Technologisch gezien blijft de moderne werkplek zich continu ontwikkelen. Daarom adviseren wij je om ook je medewerkers continu te blijven ondersteunen met adoptiemiddelen. Zo kun je bijvoorbeeld microtrainingen organiseren die zijn toegespitst op verschillende persona's en aansluiten bij de specifieke behoeften van een groep. Een microtraining kan bijvoorbeeld gericht zijn op het vergroten van productiviteit of het helpen van medewerkers om te voorkomen dat ze slachtoffer worden van phishing of andere vormen van cybercriminaliteit. Deze aanpak, waarbij je in kleine, continue stappen mensen traint en inspeelt op actuele thema's, werkt veel effectiever dan het eens in de vier jaar volgen van een IT-training.

Productiviteitsboost

Microsoft Viva speelt ook een belangrijke rol in deze ontwikkelingen. Dankzij de transitie naar een moderne werkplek is jouw gemeente in staat om Viva optimaal te benutten. Zo kun je het platform gebruiken om de medewerkersbeleving te meten, om de werk-privé balans te bewaken en de productiviteit een boost te geven omdat je kunt zien hoe medewerkers digitale middelen inzetten. Bovendien heeft de IT-afdeling nu meer tijd voor andere – belangrijkere – zaken. Doordat het beheer van de moderne digitale werkplek minder tijd in beslag neemt, kunnen zij zich richten op wat werkelijk telt: het stimuleren van de productiviteit en tevredenheid van de medewerkers.

Gestroomlijnde medewerkerservaring

Innovatie

De digitale infrastructuur van je gemeente is inmiddels, dankzij de voorgaande stappen uit ons 7-stappenmodel, flink verbeterd. Als basis staat nu een flexibele, toekomstbestendige werkomgeving die klaar is om innovaties te omarmen.

Microsoft Copilot

Eén van de innovaties waar je nu mee aan de slag kunt, is Microsoft Copilot. In de voorgaande stappen hebben we ervoor gezorgd dat alle data naar de cloud is verhuisd, voorzien is van classificaties, en we hebben maatregelen getroffen om de data te beveiligen. Met deze gestructureerde en veilige data is jouw gemeente startklaar om AI-assistenten, zoals Microsoft Copilot, effectiever in te zetten. Copilot functioneert aanzienlijk beter wanneer de data goed gestructureerd is en je duidelijk kunt aangeven welke data prioriteit heeft om verwerkt te worden met tools zoals Copilot Studio. Zo kunnen je medewerkers in minder tijd meer doen op een hoger kwaliteitsniveau. 

Lerende regieorganisatie

Met de transitie naar een toekomstbestendige digitale werkplek heeft je gemeente de overstap gemaakt naar een volledig dienstenmodel. Dit houdt in dat ook voor nieuwe applicaties, bronnen, diensten en communicatiemiddelen niet langer eigen systemen opgezet hoeven te worden. In plaats daarvan kan de organisatie transformeren naar een regieorganisatie en zichzelf ontwikkelen als een lerende entiteit. Net zoals feedbackloops effectief zijn in de interactie met medewerkers, kun je vergelijkbare loops inzetten om de prestaties van de organisatie te monitoren en te verbeteren. Dit maakt het mogelijk om digitale middelen nóg beter af te stemmen op de behoeften van de organisatie. Bovendien maakt dit model het mogelijk om ook hier kortcyclische wijzigingen door te voeren zonder dat hier grote projecten met uitgebreide businesscases en budgetten voor nodig zijn. Je kunt prioriteit geven aan de meest belangrijke zaken, waardoor je continu stappen vooruitzet. Dit is ook een groot voordeel in het kader van compliance, een belangrijk thema bij gemeenten. Wetgeving en politiek verandert aan de lopende band en dankzij de toekomstbestendige digitale werkplek kan de organisatie sneller op deze veranderingen inspelen.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je zo efficiënt en succesvol mogelijk komt tot een flexibele, moderne werkplek die helemaal past bij jouw gemeente? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

 

Neem contact met ons op