Gemeenten staan voor een flinke uitdaging, maar tegelijkertijd dienen nieuwe kansen zich aan. Technologie verandert razendsnel, en dat vraagt om een frisse blik op hoe we (samen-)werken. Het is tijd voor een toekomstbestendige werkplek. Dat gaat verder dan ‘even’ een paar nieuwe diensten uitrollen. Het vereist een cultuurshift waarbij adoptie, innovatie en organisatiedoelstellingen samenkomen. De overgang van traditionele systemen naar een moderne, cloudgebaseerde omgeving is een grote stap voorwaarts. Hoe voorkom je dat je verdwaalt in een doolhof van afhankelijkheden? En hoe maak je maximaal gebruik van de technologie, zodat je eenvoudiger samenwerkt, het werk leuker wordt en je in een kortere tijd meer kan doen op een hoger kwaliteitsniveau. 

Vast in beleidsmatige spaghetti

Hoewel er vaak anders wordt gedacht, barsten gemeenten van de ambitie om te vernieuwen en te digitaliseren. Maar als het aankomt op het daadwerkelijk doorvoeren van die vernieuwing, dan haperen de processen nogal eens. Ze reizen van het ene product naar het andere, waarbij elk nieuw product weer een reeks afhankelijkheden met zich meebrengt. Je kunt wel zomaar beginnen met het vernieuwen van je applicatielandschap, maar daar horen de juiste authenticatiemethoden bij. Als je daarmee aan de slag gaat, is de kans groot dat je tot de ontdekking komt dat de HR-processen niet meer passen. En voor je het weet zit je vast in een kluwen van beleidsmatige spaghetti en verlies je het tempo. Dat is waar het 7-stappenmodel uitkomst biedt. Het helpt je om stap voor stap, in de juiste volgorde, te werken aan de digitale transitie van je gemeente.

Het 7-stappenmodel

Aansluiten bij de ambities en de startpositie van elke gemeente

Het mooie is dat het model flexibel genoeg is om aan te sluiten bij de ambities en de startpositie van jouw gemeente. Want laten we eerlijk zijn, geen enkele gemeente in Nederland begint vandaag de dag nog bij nul. Overal zijn al stappen gezet richting een moderne digitale werkplek. Maar niet elke gemeente heeft dezelfde ambities of mogelijkheden. De ene wil misschien wat meer systemen in eigen beheer houden, terwijl de andere volledig over wil op cloudgebaseerd werken. Het 7-stappenmodel neemt dit allemaal mee en is uitgewerkt vanuit drie perspectieven: de medewerker, de technologie, en de organisatie. 

Het 7-stappenmodel

  • 1. Strategie

    Een heldere roadmap, die alle lagen van de organisatie betrekt, is cruciaal bij het aanvangen van de cloudreis. De overstap kan alleen succesvol zijn als je alle medewerkers meekrijgt. Je moet helder hebben hoe technologie kan bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen en het verbeteren van de dienstverlening en de medewerkersbeleving. Een grondig persona-onderzoek helpt bij het in kaart brengen van verschillende gebruikersbehoeften en het ontwikkelen van een adoptie-aanpak. Op technologisch vlak moet er een roadmap liggen en een security-risk assessment worden gedaan. Organisatorisch is dit het moment om een meerjarige project- en budgetplanning te maken, een businesscase op te stellen en de businessimpact te analyseren.

    Lees meer >

  • 2. Identiteiten

    Voor het goed inrichten van identiteiten en toegangsrechten moeten de HR-processen goed functioneren. Dit is noodzakelijk om rolgebaseerd te kunnen werken en de mutatie- en in- en uitdienstprocessen te stroomlijnen. Medewerkers leren nieuwe manieren van inloggen en krijgen te maken met nieuwe procedures voor het aanvragen van rechten. Diensten zoals Microsoft Entra en Defender for Identity helpen je identiteiten en resources te beschermen, beheren en verifiëren. 

    Lees meer >

  • 3. Applicaties

    Het herzien van het applicatielandschap kan betekenen dat medewerkers moeten leren werken met nieuwe applicaties. Bepaal de strategie voor verSaaSing en zorg voor voorzieningen waarmee je legacy-applicaties, die je niet kunt vervangen, toch kunt aanbieden binnen de moderne digitale werkplek. Diensten zoals Azure Virtual Desktop en Windows 365 CloudPC kunnen daarbij helpen. Daarnaast is het goed om te investeren in een oplossing voor release- en patchmanagement.

    Lees meer >

  • 4. Office-omgeving

    Medewerkers moeten wennen aan nieuwe flexibele en efficiëntere manieren van werken, waarbij bestanden delen en samenwerken centraal staan. Lokale bestanden die overal worden opgeslagen en als bijlagen worden verstuurd, maken plaats voor deelbare bestanden binnen Microsoft 365-diensten. De grote verhuizing van al die bestanden noemen we de ‘documentenreis’ en hiervoor is de inzet van medewerkers de sleutel tot succes. Microsoft Defender for Office 365 wordt ingezet om dit veilig te laten verlopen. Organisatorisch moet aandacht besteed worden aan een helder informatiebeleid, goede datalekpreventie en de invloed op bedrijfsprocessen.

    Lees meer >

  • 5. Apparaten

    Een passend apparaat voor elke medewerker, beheerd vanuit de cloud, is bij deze stap de focus. Microsoft Intune en Autopilot zijn tools die het apparaatbeheer en de implementatie- en configuratieprocessen ondersteunen. Organisatorisch gezien moet er aandacht zijn voor lifecyclebeheer, assetmanagement en het vaststellen van passende regels en doelstellingen die passen bij hybride werken.

    Lees meer >

  • 6. Werkomgeving

    Creëer een naadloze digitale werkervaring die alle benodigde tools en informatie integreert in één interface. In deze stap is het tijd voor het personaliseren van de werkomgeving, een self-service-portal waar medewerkers zaken zelf kunnen regelen en verbeterde zoekfunctionaliteit. Om deze doelen te behalen kunnen gemeenten de verschillende hubs binnen Microsoft 365-diensten – Microsoft SharePoint, Viva en Teams – inzetten of met een product uit het partnernetwerk van Microsoft aan de slag gaan. Organisatorisch betekent dit dat er nog meer aandacht moet zijn voor communicatie over de impact op werkprocessen.

    Lees meer >

  • 7. Continue ontwikkeling

    Het uiteindelijke doel van dit model is om naar een moderne werkplek te bewegen. Zo kun je als gemeente je medewerkers centraal zetten en een lerende organisatie worden. Dit betekent dat er voortdurend aandacht moet zijn voor adoptie en dat je regelmatig moet meten hoe het met de medewerkerstevredenheid staat. Microsoft Viva helpt je hierbij. Daarnaast ontstaat de mogelijkheid om beter gebruik te maken van Microsoft Copilot, waarmee medewerkers in minder tijd meer kunnen doen op een hoger kwaliteitsniveau. Organisatorisch wordt de digitale werkplek veel meer een cluster van diensten en dit vraagt dus ook om een ander beheermodel: eentje die meer gericht is op het halen van waarde uit technologie, dan het werkend houden van technologie.  

    Lees meer >

De 7 stappen in detail

Ontdek in deze blogserie meer details over het 7-stappenmodel. 

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je zo efficiënt mogelijk komt tot een flexibele cloudwerkplek die helemaal past bij jouw gemeente? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

Neem contact met ons op

Follow us