Drie manieren om de digitale werkplek te versimpelen en gebruiksvriendelijk te maken

5 sep 2022

De krapte op de arbeidsmarkt is ook de afgelopen periode weer verder toegenomen. Organisaties ondervinden hevige concurrentie bij het werven van talent en daarom is het behouden en aantrekken van talent voor elk directieteam prioriteit nummer één. Een van de sleutels in de strijd om talent is medewerkers ondersteunen met een moderne digitale werkplek. Die moet simpel en gebruiksvriendelijk zijn, waarbij veel nadruk wordt gelegd op adoptie. Toch zijn veel werknemers op dit moment niet positief over hun huidige digitale werkplek.

Een recent onderzoek door Gartner laat zien dat medewerkers op dit moment veel tijd kwijt zijn aan het navigeren door de datajungle.

68% van de medewerkers moet regelmatig wisselen tussen verschillende applicaties.
Per dag veranderen medewerkers 400 keer van context.
20% van de tijd wordt besteed aan het zoeken naar de juiste informatie.

Logisch dus dat medewerkers gefrustreerd zijn over hun werkplek. Tijdverspillende hindernissen maken hun dagelijkse handelingen complex, en dat heeft bovenal een negatieve impact op hun productiviteit.

Waar de complexiteit vandaan komt

Organisaties veranderen en ontwikkelen, en dat geldt ook voor de eisen waaraan hun digitale werkplekken moeten voldoen. Het wordt steeds duidelijker dat traditionele werkplekoplossingen – ontworpen vanuit een puur technisch perspectief – niet meer de noodzakelijke functionaliteiten bieden om moderne organisaties te ondersteunen. Traditionele werkplekoplossingen zijn gebouwd in private datacenters en opgebouwd met veel verschillende technologieën. Uitdagingen rond deze werkplek werden vaak opgelost door het toevoegen van een nieuwe technische laag. Een oplossing die alleen maar leidt tot meer complexiteit.

Medewerkers die met deze complexe legacy-systemen zijn opgezadeld, werken suboptimaal en zijn bovendien ontevreden, omdat ze hierdoor worden belemmerd in hun dagelijkse werkzaamheden. Om hun ervaring en productiviteit te verbeteren moet je ervoor zorgen dat de digitale werkplek op een gemakkelijke en intuïtieve manier medewerkers de juiste informatie en applicaties aanbiedt – overal en op elk apparaat.

De volgende drie factoren zijn essentieel om een uitstekende gebruikerservaring te garanderen.

1. Technologie

Huidige digitale werkplekoplossingen moeten zowel legacy- als cloudoplossingen integreren, waardoor het voor medewerkers moeilijk is om te weten waar ze applicaties kunnen vinden en waar hun data wordt opgeslagen. Applicaties kunnen lokaal zijn geïnstalleerd, in de cloud, of beschikbaar via een Remote Desktop Solution. Dat betekent dat documenten mogelijk lokaal zijn opgeslagen, of in de cloud in SharePoint of Teams. Weinig verrassend dus dat dit voor verwarring zorgt en ten koste gaat van de productiviteit en ervaring van medewerkers.

Een digitale werkplek implementeren die de medewerker centraal stelt, kan je helpen de meeste uitdagingen op te lossen. Daarom introduceren wij een portal-based digitale werkplek. Met een werkplekportaal als één enkel toegangspunt hebben medewerkers toegang tot alle applicaties, data en informatie die voor hen relevant zijn en die ze nodig hebben om effectief hun werk te doen.

Om productiviteit en betrokkenheid te verbeteren is de digitale werkplekportal toegankelijk via elk apparaat waar ze op werken. Of je medewerkers nu een smartphone, tablet of pc gebruiken, de digitale werkplek biedt ze alle informatie op een consistente manier en met dezelfde ‘look and feel’. Je medewerkers ervaren geen verschil meer tussen werken met lokale, legacy- of cloudapplicaties omdat alle applicaties rechtstreeks in de portal toegankelijk zijn. En omdat de content van de portal gebaseerd is op rollen en per individu kan worden aangepast, neemt de tevredenheid over de digitale werkplek en de productiviteit van de medewerker toe.

2. Adoptie door medewerkers

De ideale digitale werkplek is er een die:

productiviteit verbetert;
het eenvoudig maakt om binnen de organisatie kennis te delen;
procesondersteuning verfijnt door de juiste applicaties aan te bieden;
samenwerking tussen afdelingen, sectoren en landen stimuleert;
de medewerkerstevredenheid vergroot.

Alles staat of valt bij het op de juiste manier implementeren van de technologie waarmee je het gewenste resultaat bereikt en die aan de verwachtingen en behoeften van je medewerkers voldoet.

Je investering in nieuwe technologieën voor digitale werkplekken zal niet het gewenste resultaat opleveren als je medewerkers niet verwachten dat hun werk daardoor zal verbeteren. Door je medewerkers centraal te stellen in je ontwerpproces zullen ze hun nieuwe werkplek sneller accepteren en het volledige potentieel ervan omarmen.

Om dit te bereiken is het creëren van persona’s vaak de eerste stap in het ontwikkelen van relevante en zinvolle scenario’s. Persona´s zijn archetypische gebruikers met doelstellingen en kenmerken die staan voor de behoeften van een groep gebruikers binnen je organisatie. Ontdek wat deze persona´s motiveert en demotiveert, welke van hun activiteiten de meeste waarde toevoegen en wat ze nodig hebben om hun werk effectief uit te voeren.

Persona´s zijn erg nuttig om te bepalen wat je medewerkers verwachten van de digitale werkplek, en hoe je ze het beste kunt informeren, begeleiden en assisteren bij het overschakelen naar de nieuwe manier van werken om je doelstellingen te bereiken.

3. Beleid en processen

Ook hier is het zaak je medewerkers in het middelpunt te plaatsen. Zorg dat de overgang naar hun nieuwe omgeving naadloos verloopt. Je krijgt immers nooit een tweede kans om een goede eerste indruk te maken. Maar dat is niet alles. Om de medewerkerservaring nog verder te verbeteren moet je je beleid en processen goed laten aansluiten op de digitale werkplek. Neem ze daarvoor opnieuw onder de loep, voer waar mogelijk vereenvoudigingen door en zorg dat ze gebruiksvriendelijk zijn.

In elk geval is het voor iedere organisatie belangrijk om haar onboardingstrategie voor werkplekmiddelen/devices te herzien. Een device, zoals een laptop, tablet of smartphone, vormt het eerste contactpunt met de digitale werkplek, en daarom moet daarmee een goede eerste indruk worden gemaakt. Onboarding moet dus een echte plug-and-play-ervaring zijn, of het nu gaat om een nieuw apparaat (voor een nieuwe medewerker) of een vervanging. Zorg dat je medewerkers hun device alleen maar hoeven uit te pakken en te verbinden met internet, waarna het onboarden van het apparaat automatisch wordt voltooid. Als dit proces naadloos verloopt zal dit een enorme positieve impact hebben op de ervaring van medewerkers.