Het juiste apparaat voor de juiste medewerker | Naar een toekomstbestendige digitale werkplek voor gemeenten

13 mei 2024

Als gemeenten zich begeven op het pad naar een digitale toekomst, stuiten ze onvermijdelijk op diverse uitdagingen. Het 7-stappenmodel van Orange Business helpt je deze uitdagingen aan te gaan. In eerdere blogs hebben we de eerste stappen uitgelicht. Na het bepalen van de juiste strategie, het inrichten van identiteiten en toegangsrechten en het herzien van het applicatielandschap, en het optimaliseren van de Microsoft 365-omgeving, richten we nu onze aandacht op een ander aspect: apparaten en het beheer ervan.

Apparaten vormden vroeger vooral een technisch vraagstuk. Tegenwoordig is de technische inrichting van apparaten bijna een commodity geworden. Dit biedt ons de gelegenheid om ons meer te richten op wat echt telt: de belangen en behoeften van medewerkers en de organisatie als geheel.

Het juiste apparaat voor de juiste medewerker

In deze fase staat de vraag centraal welk apparaat bij een medewerker past en de taken die hij of zij uitvoert. Moet je veel data verwerken? Ben je veel onderweg of zit je juist voornamelijk in vergaderingen waarbij je hoofdzakelijk documenten leest en minder typt? Heb je behoefte aan een groot scherm omdat je vaak werkt met uitgebreide planningen of tekeningen? Of gebruik je jouw apparaat voornamelijk voor het bekijken van e-mails en pdf-documenten? Dit soort aspecten hebben we al onder de loep genomen in het persona-onderzoek in de tweede fase, waarbij we de verschillende behoeften binnen de organisatie in kaart brachten. In deze stap zorgen we ervoor dat iedereen het juiste apparaat krijgt dat aansluit bij zijn of haar specifieke wensen en werkzaamheden.

Een warm welkom voor elke medewerker

Een ander belangrijk onderdeel van de medewerkersbeleving is wat we het 'warme welkom' noemen. Hoe fijn is het om te beginnen aan een nieuwe baan en dan een splinternieuwe laptop of telefoon te ontvangen. Het gaat erom dat alles klopt, dat je een positieve eerste ervaring hebt met je nieuwe apparaat, en dat je niet eerst dagenlang bezig bent met installaties of rechten die ontbreken. Dit aspect speelt een grote rol in hoe tevreden medewerkers zich voelen. Dit gaat dus niet alleen om technologische hulpmiddelen die het proces versoepelen, maar ook om dingen als duidelijke communicatie rondom de uitlevering. Het apparaat kan bij mensen thuis worden bezorgd, of opgehaald worden bij een speciaal afgiftepunt. Je kunt de uitlevering combineren met andere belangrijke aspecten van de onboarding, zoals het verstrekken van bedrijfskleding of het overhandigen van sleutels of pasjes. Het toevoegen van een klein cadeautje op de eerste werkdag is ook een mooie manier om dat 'warme welkom' te benadrukken.

Klaar voor hybride werken

Het laatste, belangrijke aspect voor medewerkers betreft de voorzieningen voor hybride werken. Ook gemeentemedewerkers werken tegenwoordig niet meer alleen op de kantoorlocatie. Of je nu een buitendienstmedewerker bent die voornamelijk in het veld werkt, iemand die vaak vanuit huis werkt of een medewerker die bij een gelieerde organisatie werkt, in de keuze voor apparatuur moet je rekening houden met deze flexibiliteit. Neem bijvoorbeeld hybride vergaderingen, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en anderen op afstand deelnemen. Het is belangrijk dat de technologische faciliteiten deze vorm van samenwerken volledig ondersteunen. Zo zorg je dat inbellers zich ook onderdeel voelen van de bijeenkomst, dat ze zich in het gesprek kunnen mengen, goed kunnen volgen wat er wordt gezegd en goed kunnen zien wat er gepresenteerd wordt.

Technologie

Technologie moet dit alles faciliteren en de tools die we hiervoor inzetten zijn Intune en Autopilot.

Microsoft Intune

Intune dient primair voor het beheer van apparaten. Binnen Intune creëren we verschillende beheerprofielen die ervoor zorgen dat het niveau van beheer aansluit bij het gebruikersprofiel. Denk hierbij aan apparaten die door meerdere mensen gebruikt worden, zoals gedeelde tablets op een afdeling. Daarnaast zijn er apparaten die voor persoonlijk gebruik zijn bestemd, zoals een eigen laptop of telefoon. In sommige gevallen is het zelfs zo dat een zakelijk apparaat ook privé gebruikt en ook daarvoor moeten de nodige voorzieningen getroffen worden.

Microsoft Autopilot

Autopilot is de dienst die het geautomatiseerde uitrolproces van apparaten verzorgt. Dit betekent dat het hele traject, van bestellen tot levering en uiteindelijk de installatie op de bestemde locatie of bij de beoogde persoon, vlekkeloos verloopt.

Faciliteiten voor printen

Daarnaast moet je rekening houden met faciliteiten voor printen. In een moderne werkplek, die niet altijd direct verbonden is met het eigen netwerk van de gemeente, kan printen een uitdaging vormen waar passende voorzieningen voor nodig zijn.

Security

Tot slot mag het belang van beveiliging niet onderschat worden. Apparaten bevinden zich overal en nergens en worden soms door meerdere mensen gebruikt. Veel vormen van schadelijke software proberen nog steeds via het apparaat zelf toegang te krijgen tot netwerken en diensten. Het beveiligen van deze apparaten is daarom enorm belangrijk om een veilige en efficiënte werkomgeving te kunnen waarborgen.

Organisatie

Tot slot het perspectief van de organisatie. Het goed inrichten van lifecyclebeheer is voor een organisatie belangrijk, maar kan veel tijd in beslag nemen. Denk aan de tijd die de servicedesk nodig heeft om apparaten te bestellen, te ontvangen, klaar te maken voor gebruik, reparaties uit te voeren en uiteindelijk ook weer in te nemen om vervolgens opnieuw uit te leveren.

Lifecyclebeheer en assetmanagement

Ook bij een tweede inzet van een apparaat wil je dat de uitlevering voelt als een warm welkom. Je wilt voorkomen dat mensen een apparaat uitgeleverd krijgen waar de broodkruimels van de vorige eigenaar nog tussen de toetsen zitten. Allemaal zaken om in kaart te brengen bij lifecyclebeheer. Daar valt ook assetmanagement onder: het bijhouden van welke apparaten aan wie zijn uitgeleverd, inclusief de bijbehorende randapparatuur. Er zijn uitstekende oplossingen voor lifecycle- en assetmanagement beschikbaar, die je als dienst kunt afnemen of uitbesteden. Dit is vaak een efficiënte benadering voor kleinere gemeenten. Voor grotere gemeenten kan het ook interessant zijn om zelf dienstverlening op te zetten. Denk aan een portaal waar medewerkers zelf een apparaat kunnen kiezen dat past bij hun functie en waar ze ook zelf informatie kunnen invoeren over de voorkeurswijze van uitlevering. Dit systeem houdt dan direct alle assets bij.

Lees ook: Device-as-a-Service: De toekomst van efficiënt hardwarebeheer?

Beleid

Voor de organisatie is het ook van groot belang om beleid en doelstellingen op te stellen rondom hybride werken. Het gaat erom te bepalen wat je wilt bereiken en wat je wilt faciliteren als het gaat om hybride werken. Hoeveel dagen mogen medewerkers op een bepaalde locatie werken? Met welk doel komen ze naar kantoor? Is dat enkel voor vergaderingen of verwacht je dat teams ook regelmatig samenwerken op kantoor? Als organisatie is het van belang een duidelijk beleid te formuleren over deze aspecten, met oog op het bereiken van een goede werk-privébalans, het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de algehele medewerkersbeleving op het werk.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je zo efficiënt en succesvol mogelijk komt tot een flexibele, moderne werkplek die helemaal past bij jouw gemeente? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

Neem contact met ons op