Een toekomstbestendige digitale werkplek voor gemeenten | De strategie

15 mrt 2024

Het implementeren van een toekomstbestendige werkplek binnen gemeenten vraagt om meer dan alleen het uitrollen van een paar nieuwe diensten. Het betekent een cultuurshift waarbij adoptie, innovatie en organisatiedoelstellingen samenkomen. Daarom hebben we bij Orange Business het 7-stappenmodel ontwikkeld. In deze blog gaan we dieper in op de eerste stap van dit model: het bepalen van je strategie, het fundament voor een succesvolle digitale transformatie.

Waarom beginnen met een roadmap?

Het 7-stappenmodel bestaat uit – de naam zegt het al – zeven stappen. De eerste stap draait om het bepalen van je strategie. Wat is de volgorde van de stappen die je gaat zetten, waar moet je onderweg allemaal rekening mee houden en hoe kun je de volgende stappen in het proces voorspelbaar maken? Een goede strategie is cruciaal om alle medewerkers mee te krijgen. Het geeft inzicht in hoe deze nieuwe – en misschien wel spannende – technologie kan bijdragen aan het bereiken van organisatiedoelen, het verbeteren van de dienstverlening, maar vooral ook aan het bevorderen van de medewerkersbeleving. Bij elke stap hanteren we consequent drie perspectieven: dat van de medewerker, de technologie en de organisatie.

Medewerker

Vanuit het perspectief van een medewerker begint het bepalen van de strategie met een grondig persona-onderzoek. Hierbij leg je archetypen van medewerkers vast via interviews. Die archetypen – de persona’s – kun je in de rest van het traject steeds weer gebruiken.

Enerzijds helpt dat je om de oplossingen die je gaat aanbieden optimaal aan te sluiten op de behoeften van je medewerkers. Een medewerker die in de groenvoorziening werkt en hooguit zijn rooster of zijn salarisstrook bekijkt op zijn telefoon, heeft immers andere behoeften dan een medewerker bij ruimtelijke ordening die de hele dag kaarten bestudeert op een groot scherm en verschillende kantoortoepassingen gebruikt.

Daarnaast kun je de persona’s inzetten in het adoptieproces. Ook adoptiemiddelen moeten aansluiten bij de behoeften van de medewerkers. Het best ontwikkel je in deze fase een framework voor een herbruikbare adoptieaanpak. Dan weten je medewerkers op een gegeven moment wat ze kunnen verwachten, waar ze voor vragen terecht kunnen, waar ze zelf dingen kunnen regelen. Die herkenbaarheid zorgt ervoor dat je vervolgens al die veranderingen soepeler doorloopt en dat medewerkers dat ook hoger gaan waarderen.

Technologie

Vanuit het perspectief van de technologie begint het bepalen van de strategie met het maken van een roadmap. Je gaat de volgorde aangeven van hoe je van je huidige situatie naar de beoogde situatie toe gaat, inclusief de stappen die je in de tijd moet zetten om daar te komen. Hoe maak je zo'n roadmap? Meestal adviseren we om daar een aantal workshops voor te plannen. De eerste workshop brengt de huidige situatie in kaart. In een volgende workshop kun je met alle technologieprofessionals binnen je gemeente gaan vaststellen wat de stip op de horizon – je ambitie – is. Wil je heel zwaar leunen op cloudoplossingen of wil je bijvoorbeeld een aantal eigen systemen blijven hanteren.

Deze fase sluit je af met een governance-workshop. Wat is je aanpak en hoe zet je de benodigde stappen uit in de tijd? Ga je bijvoorbeeld veel dingen als een dienst afnemen? Dan moet je ook een regie-organisatie inrichten. Ga je juist veel dingen zelf doen? Dan moet je de nodige medewerkers opleiden zodat ze weten om te gaan met de nieuwe technologie? Er zijn ook gemeenten die ervoor kiezen om op een meer Agile of DevOps-achtige manier te gaan werken. Ook dat vereist een verandering in organisatie en cultuur en dat moet je in je plan meenemen.

Tenslotte is er nog het security-risk-assessment. Daarbij ga je kijken naar die veranderingen die naar voren komen uit die roadmap en wat de security-impact daarvan is. Als je steeds meer gaat samenwerken met mensen in digitale omgevingen die via het internet worden ontsloten, komen daar natuurlijk ook beveiligingsrisico's bij kijken. Die wil je het liefst zo vroeg mogelijk in kaart brengen om te zien welke maatregelen daarbij passen. De uitkomst van dat security-risk-assessment kun je later in het traject steeds weer inzetten, om te kijken welke maatregelen je moet nemen bij welke verandering.

Organisatie

Tot slot het organisatieaspect. Zo’n transitie vereist natuurlijk de inzet van mensen, geld en andere middelen over een tijdsbestek van meerdere jaren. Het is erg nuttig om dit voorspelbaar te maken, zodat je hiermee rekening kunt houden in de algehele budgetplanning. Daarvoor heb je een meerjarige project- en budgetplanning nodig. Veel organisaties zoeken ook naar een rechtvaardiging voor een bepaalde investering. Wat zijn de kosten en hoe zal deze investering zich terugbetalen? Dit wordt vastgelegd in een business case, waarin wordt gekeken naar de impact op verschillende kostenaspecten, voor bijvoorbeeld beheer, aanschaf van systemen, cloudresources, licenties, interne personeelsinzet en het afnemen van externe diensten.

Dit proces zorgt ervoor dat je alle kwantitatieve gevolgen helder in kaart brengt en vervolgens afzet tegen de meer subjectieve voordelen van de verandering, zoals beschreven in de business case. Op die manier kan de business case dienen als een leidraad voor de besluitvormers die verantwoordelijk zijn voor de budgetten en de tijdsbesteding. Op deze manier kunnen zij een goed geïnformeerd besluit nemen over het implementeren van de verandering.

De hekkensluiter is de business-impact-analyse, waarbij je grondig kijkt naar hoe alle veranderingen van invloed zijn op het functioneren van je gemeente en welke risico's daarmee gepaard gaan. Door bijvoorbeeld AI te omarmen, kun je processen transformeren, maar het brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. En hoe zit het met beschikbaarheid? Stel dat je meer afhankelijk wordt van internetdiensten en je internetverbinding plotseling wegvalt, wat doe je dan? Als bepaalde diensten niet naar behoren presteren, heb je dan wel de middelen om in te grijpen?

Deze grondige analyse biedt een duidelijk beeld van wat je te wachten staat en maakt samenhang helder en het traject voorspelbaar. Als je later in het proces voor dilemma's komt te staan, kun je altijd teruggrijpen op je business case en je afvragen: moet ik dit – nu – oppakken? Of hebben we besloten dat dit volwassenheidsniveau voldoende is? Het is een richtinggevende exercitie die je helpt om deze grote verandering succesvol te doorlopen. Dat draagt eraan bij dat de organisatie de verandering gaat omarmen en je het maximale uit je investeringen haalt.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je zo efficiënt en succesvol mogelijk komt tot een flexibele, moderne werkplek die helemaal past bij jouw gemeente? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

Neem contact met ons op