Met een herkenbare en intuïtieve omgeving naar een toekomstbestendige digitale werkplek voor gemeenten

De reis naar een toekomstbestendige werkplek binnen gemeenten brengt aanzienlijke veranderingen met zich mee. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft Orange Business het 7-stappenmodel ontwikkeld. In eerdere blogs hebben we de eerste stappen uitgelicht. Nu is het moment aangebroken voor de zesde stap. In de voorgaande stappen hebben we gezorgd dat de digitale werkomgeving is gemoderniseerd. Wat we nu gaan doen, is investeren in de medewerkersbeleving. We gaan zorgen dat alle medewerkers alles wat ze nodig hebben op één plek kunnen vinden, ongeacht het apparaat waar ze op werken of het type werk dat ze doen. Met een herkenbare en intuïtieve werkomgeving creëren we een naadloze digitale werkervaring, waar alle benodigde tools en informatie geïntegreerd zijn in één interface.

Gestroomlijnde medewerkerservaring

Vroeger moesten medewerkers nadenken over op welk apparaat en op welke manier ze diensten en applicaties moesten opstarten en waar ze hun documenten konden vinden. In de moderne werkomgeving, zorgen we ervoor dat alles vanuit hetzelfde punt begint. Bovendien is het streven een werkomgeving te creëren die is aangepast aan de rol van de medewerker, met de mogelijkheid tot personalisatie. Dit houdt in dat, naast de applicaties en diensten die essentieel zijn voor de specifieke functie, de medewerker ook de vrijheid heeft om zelf toepassingen en snelkoppelingen toe te voegen die nuttig zijn of die passen bij de manier van werken. Voor een medewerker die volgens een rooster werkt, is het handig om bij het inloggen direct het rooster voor die dag te kunnen zien. Voor kantoormedewerkers die veel mailen is het prettig als ze direct toegang hebben tot hun mail en agenda zodra ze hun werkomgeving openen. Dit alles draagt bij aan een gestroomlijnde en intuïtieve ervaring die de dagelijkse workflow vereenvoudigt.

Gestroomlijnde medewerkerservaring

Meer zelf doen

Ook selfservicefaciliteiten zijn een belangrijk aspect. Het maakt het mogelijk voor medewerkers om snel en eenvoudig acties uit te voeren zoals toegang aanvragen, wachtwoorden resetten, of faciliteiten aanvragen. Dat hoeft niet alleen IT-gerelateerd te zijn, maar kan ook gaan om andere diensten zoals het aanvragen van nieuwe werkkleding.

Van zoeken naar vinden

Zoeken en vinden wordt een stuk efficiënter omdat medewerkers niet hoeven na te denken over in welk zoekscherm zij moeten zijn. Of ze nu een applicatie, document of collega zoeken, alles kunnen ze op één en dezelfde plek vinden.

Van zoeken naar vinden

Optimaal benutten van digitale middelen

Daarnaast zetten we nu sterk in op adoptiemiddelen: hulpmiddelen die medewerkers ondersteunen in het begrijpen en optimaal benutten van digitale middelen. Denk hierbij aan instructievideo's die uitleggen hoe een applicatie werkt, aangeboden in combinatie met de applicatie zelf. Wanneer een applicatie wordt aangepast, krijgt de medewerker direct een bijbehorend filmpje aangeboden dat uitlegt wat er is veranderd. 

Microsoft-hubs

Als we kijken naar de technologie die dit alles ondersteunt, zien we allereerst binnen het Microsoft-landschap diverse hubproducten zijn, zoals SharePoint Hub, Viva Hub en Teams Hub. Afhankelijk van de strategie die je wilt voeren, kun je deze platformen gebruiken als startpunt. Je kunt bijvoorbeeld Viva Connections zo configureren dat daarbinnen verschillende diensten samenkomen. Ook binnen Teams kun je verschillende apps integreren, wat zorgt voor een gestroomlijnde ervaring.

Microsoft-partnerlandschap

Toch hangt veel af van het bestaande applicatielandschap. Voor veel gemeenten kan het interessant zijn om verder te kijken, naar bijvoorbeeld producten uit het partnerlandschap van Microsoft die ook klassieke applicaties kunnen integreren. Dit kun je dan weer combineren met de release- en patchmanagementtools die we in de derde stap van ons model hebben geïmplementeerd.

Workspace-portalen

Je kunt ook denken aan verrijkte intranetoplossingen. Voor gemeenten die al een social intranet hebben, kan het de moeite waard zijn om te onderzoeken of ze dat kunnen uitbouwen tot een workspaceportaal. Dit zorgt ervoor dat medewerkers vaker het intranet raadplegen en verhoogt daarmee de effectiviteit van de corporate communicatie.

Aandacht voor communicatie

Organisatorisch gezien betekent dit dat er meer aandacht moet zijn voor communicatie over de impact die de nieuwe werkomgeving heeft op werkprocessen. Dit gaat over het principe van 'shift left', wat inhoudt dat medewerkers zelf meer wijzigingen kunnen doorvoeren, in plaats van dat zij steeds de IT-afdeling of de servicedesk moeten benaderen. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld zelf toegang tot een applicatie aanvragen, waarbij een afdelingsmanager de aanvragen eenvoudig kan goedkeuren, zonder dat ze hiervoor een ticket moeten aanmaken bij de servicedesk.

Samenwerken en informatie delen in een geïntegreerde werkomgeving

Zo'n moderne werkplekomgeving maakt het mogelijk om werkprocessen efficiënter uit te voeren, doordat je veel meer relevante informatie bij elkaar brengt. Denk hierbij aan je agenda, je rooster, en het laatste nieuws op het intranet. Het stimuleert ook de samenwerking, vooral wanneer je een social intranet gebruikt. Deze combinatie biedt de mogelijkheid om snel interactie te zoeken met andere medewerkers, wat weer goed werkt binnen bijvoorbeeld een Teams-hub. Door dit als uitgangspunt te kiezen, creëer je een werkomgeving die vooral gericht is op collaboratie.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je zo efficiënt en succesvol mogelijk komt tot een flexibele, moderne werkplek die helemaal past bij jouw gemeente? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

 

Neem contact met ons op