Digital Services : country and language
Gemeenten die op weg gaan naar een toekomstbestendige digitale werkplek komen voor een paar aardige uitdagingen te staan. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft Orange Business het 7-stappenmodel ontwikkeld. In eerdere blogs hebben we de eerste stappen uitgelicht. Na het bepalen van de juiste strategie, het inrichten van identiteiten en toegangsrechten en het herzien van het applicatielandschap, is het tijd om te kijken naar de Microsoft Office-omgeving.
Na een technisch uitdagende fase, waarin we het applicatielandschap onder de loep hebben genomen, heeft de volgende stap vooral impact op de medewerkers. Deze fase draait om het optimaliseren van het gebruik van de mogelijkheden die Microsoft 365-apps bieden. Dit gaat natuurlijk om de bekende tools zoals Outlook, Word en PowerPoint, maar ook om de onderliggende systemen zoals OneDrive for Business, Exchange Online en SharePoint Online.
Om ervoor te zorgen dat medewerkers meer waarde uit Microsoft 365 kunnen halen, beginnen we met het overzetten van data. OneDrive wordt de nieuwe bestemming voor persoonlijke bestanden en groepsdata gaat naar SharePoint Online of Teams. Ook de overstap van e-mail naar Exchange Online hoort bij deze fase.
Bij de migratie van data naar de cloud zijn er taken waarvoor de IT-afdeling nodig is, zoals het overzetten van de e-mail. Ook het verplaatsen van persoonlijke en archiefdata kunnen grotendeels op de achtergrond plaatsvinden, zonder dat medewerkers hier iets van merken. Er is echter een belangrijke uitzondering: collaboratieve data. Dit gaat om data waarin mensen dagelijks, wekelijks of maandelijks samenwerken. Deze bestanden worden niet alleen historisch geraadpleegd, maar zijn actief in gebruik. Voor het succesvol overzetten van dit soort data is de betrokkenheid van medewerkers onmisbaar. Zij spelen een sleutelrol bij een soepel verloop.
Dit laatste blijkt een van de meest uitdagende trajecten te zijn in de hele migratie van de klassieke naar de moderne werkplek. Om medewerkers te begeleiden bij het verplaatsen van hun bestanden naar de cloud hebben we een methode uitgewerkt: de documentenreis. Het is belangrijk deze reis zo in te richten dat het voor de medewerkers herkenbaar en intuïtief aanvoelt. Technisch jargon kun je maar beter achterwege laten. Analogieën werken veel beter. Denk bijvoorbeeld aan hoe je vroeger papieren documenten zou organiseren: sommige liggen op je bureau voor dagelijks gebruik, andere documenten zitten in je werktas voor onderweg of aan de keukentafel, en weer andere zijn veilig opgeborgen in een ordner in de kast. Op dezelfde manier kan je eigenlijk kijken naar al die verschillende platformen binnen de Microsoft 365-omgeving. Zo kun je medewerkers begeleiden bij kiezen van nieuwe locaties voor hun bestanden, maar ook bij het aanpassen aan nieuwe werkmethoden. Dit omvat hybride werkvormen, samenwerking binnen teams van de eigen organisatie en in teams met leden van buiten de organisatie.
Begin met het aanstellen van een aantal verkenners. Deze verkenners gaan per afdeling binnen de gemeente vaststellen om welke bestanden het allemaal gaat. Vervolgens maken zij mappings: een overzicht waarbij ze aangeven waar de bestanden nu staan en waar ze naartoe verplaatst moeten worden. Daarnaast stellen ze een set met werknemersafspraken op. Op basis van de informatiearchitectuur ga je bepalen hoe medewerkers moeten omgaan met het delen, versturen en toegankelijk maken van bestanden, zowel voor collega’s binnen de organisatie als voor mensen daarbuiten. Al deze aspecten samen vormen de basis voor een gestructureerde aanpak van de datamigratie.
Omdat het over een omvangrijke operatie gaat die zowel tijd als commitment van medewerkers vraagt, is het key om ambassadeurs en sponsoren binnen de organisatie te hebben. Sponsoren zijn vaak leden van het management of personen die hogerop in de organisatie staan. Zij benadrukken het belang van de operatie: efficiënter werken, beter samenwerken en natuurlijk de investering in de toekomst. Aan de andere kant moet je ambassadeurs aanwijzen: medewerkers die hun collega’s de specifieke voordelen kunnen uitleggen. Deze ‘voorlopers’ kunnen andere collega’s laten zien hoe ze voordeel halen uit de overstap en op een prettige manier kunnen (samen)werken binnen het nieuwe platform.
Als je mensen op deze manier – stap voor stap – meeneemt door het veranderproces, vergroot je de kans op succes aanzienlijk. Begin met je medewerkers bewust te maken van de veranderingen die eraan komen. Leg vervolgens uit waarom deze veranderingen noodzakelijk zijn. Geef daarna duidelijke instructies over de verwachtingen. En bied ten slotte de nodige ondersteuning om ze te helpen de nieuwe werkwijze te adopteren en op lange termijn vol te houden.
Op het moment dat je bestanden plaatst op een platform dat via internet toegankelijk is en waar diverse mensen toegangsrechten hebben, wordt het cruciaal om goed na te denken over dataclassificatie. Vertrouwelijke informatie mag immers niet in de verkeerde handen vallen. In de kern draait effectieve datalekpreventie om bewustwording en de juiste werkwijzen: door data zorgvuldig te classificeren en medewerkers te instrueren over het veilig delen ervan, bescherm je niet alleen je gevoelige data, maar versterk je ook het vertrouwen in de moderne werkplek.
Wil je meer weten over hoe je zo efficiënt en succesvol mogelijk komt tot een flexibele, moderne werkplek die helemaal past bij jouw gemeente? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.
